Sastaviti lijep raspored svih hitnih i ne baš važnih stvari dobra je ideja. Ali iz nekog razloga, točan raspored nikad ne uspije. Neki slučajevi zahtijevaju više vremena nego što je prvotno planirano, drugi se zanemaruju, unatoč rasporedu, a nepredviđene okolnosti pojavljuju se s alarmantnom učestalošću. Ali i dalje slijedite raspored i držite se svega i to je uvijek moguće, s obzirom na nekoliko pravila.
Priručnik s uputama
1
Sastavite raspored za svaki dan. Čak i ako imate popis zadataka koje je potrebno obaviti u roku od mjesec dana ili tjedan, to vas ne štedi od svakodnevnog planiranja. Kako inače možete upravljati svojim životom ako niste u stanju planirati ni jedan dan?
2
Koristite papirni dnevnik. Ne boji se skokova struje i kvara na računalu. Osim toga, prema psiholozima, sve što je zapisano olovkom na papiru deponirano je u čovjekovom pamćenju bolje od onoga zarobljenog na ekranu.
3
Kada zakažete raspored, podijelite sve slučajeve u pet grupa. Prva grupa uključuje vrlo hitna pitanja. To treba učiniti pod svaku cijenu. Prvo se bavite takvim pitanjima, čak i ako ste previše lijeni ili ne znate s koje strane da pristupite rješenju problema. Druga skupina uključuje važne, ali ne osobito hitne slučajeve. Preporučljivo je da ih napravite prema planu, ali ništa se loše neće dogoditi ako malo pomaknete rokove. Treća skupina su pitanja koja se mogu dodijeliti nekome: kolegi, podređenom, mužu, djetetu. I na kraju, u raspored zapišite zadatke koje načelno možete odbiti.
4
Ne postavljajte sebi točne rokove do minute. Niste brzi vlak, već živa osoba. Ako napišete izvještaj ne u pola tri popodne, već u tri, neće se dogoditi ništa loše. Riješite još jedan zadatak brže od očekivanog. Ali ako se ne uklapate u okvir koji ste sebi postavili, počet ćete se nervirati, ljutiti se i kao rezultat toga slijediti raspored bit će još teže.
5
Nemojte sebe kriviti ako sve planirano i planirano ne uspije uvijek. Sjetite se Paretovog zakona. Kaže da osamdeset posto rezultata osobe dosegne dvadeset posto napora. Suprotno tome, osamdeset posto svih slučajeva stvara samo dvadeset posto rezultata. Drugim riječima, četiri petine vremena zapravo radite stvari koje baš i ne trebaju. Dakle, isplati li se uznemiriti ako nešto ispadne iz vašeg rasporeda?